DICTU is de ICT-dienstverlener van het ministerie van Economische Zaken. In het kader van het overheidsnetwerkproject ON2013 hadden zij de opdracht 120 locaties op een nieuwe WAN-verbinding over te zetten. Consultant David van Aart was hier als projectleider bij betrokken.
“De bedoeling was geen wijzigingen door te voeren in dit nieuwe WAN-netwerk. Overzetten as-is. Dat vergt wel enig inzicht in het netwerk. DICTU is een regieorganisatie en de kennis lag vooral bij de leveranciers”, vertelt David. “Mijn rol in de beginfase was dan ook inzicht krijgen in het WAN-netwerk en zorgen dat alle processen zo lopen dat je uiteindelijk succesvol kunt migreren.”
Van kantoorpand tot slachterij
De locaties waren uiteenlopend: van kantoorpanden tot slachterijen. “Omdat de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit onderdeel is van het ministerie en vaak gehuisvest is op locaties waar voedselverwerking plaatsvindt. Verschillende werelden, verschillende belangen. Overheid versus commercie. Tel daar de communicatie met de oude en nieuwe WAN-beheerders - KPN en British Telecom - en een externe LAN-beheerder bij op en er ontstond een interessant project om te leiden.”
Inventarisatie en netwerkontwerp
Samen met LAN-leverancier Capgemini werden de oude WAN-netwerken geïnventariseerd. “Omdat uiteindelijk Capgemini moest aansluiten op het WAN heb ik ervoor gekozen om samen met hen de inventarisatie te doen. De opdracht was: inventarisatie van het WAN per locatie en participeren in de migratie.” David zelf zorgde voor het netwerkontwerp: “high level – de eisen en principes – en low level – de technische details. Na inventarisatie zijn we bezig geweest met het verzamelen, ordenen en definiëren van de werkpakketten voor de nieuwe leveranciers en DICTU zelf.”
Installatie en site surveys
Via Nivo werden ook twee projectmedewerkers ingezet om de installaties en migraties op locatie te begeleiden. “De technici van British Telecom installeerden de glasvezelinfrastructuur en
configureerden de netwerkapparatuur. Onze projectmedewerkers zaten bovenop die uitvoering. Daarnaast voerden zij de site surveys uit om te bepalen waar de glasvezelkabels in de panden aangelegd moesten worden. Er vond veel praktisch overleg plaats tussen de partijen. Maar ook met de facilitymanagers of gebouweigenaren over zaken als toegang en kabeltraces.”
Planning migraties
David was tevens verantwoordelijk voor de planning van de migraties op de locaties. “Een nieuwe locatie werd pas gepland na oplevering van het nieuwe WAN-netwerk. Dat maakte dat dit project een lange doorlooptijd had omdat de aanleg in bepaalde gevallen vertraging had opgelopen. Ook vanwege de afstemming met de oude en nieuwe partijen. Tijdens een migratie zette ik een conference call op met iedereen ter begeleiding van dit proces. Nadat alles was afgerond ben ik nog bezig geweest met het opzeggen van de oude verbindingen en het inregelen van de betaling van nieuwe facturen. Als projectleider ben je echt de controlerende factor in het proces.”
WAN-netwerk weer klaar voor de toekomst
“De grote uitdaging van dit project was niet de techniek. Feitelijk voer je 120 keer hetzelfde proces uit. Het ging voornamelijk om de diversiteit aan partijen en belangen. Het was enerverend, leerzaam en interessant. Ondanks die weerbarstigheid hebben we het project succesvol afgerond. Er is een enorme kostenbesparing gerealiseerd én er is winst geboekt op de vereenvoudiging binnen het organisatieniveau. DICTU heeft taken van externe leveranciers overgenomen en zo is de organisatiestructuur vereenvoudigd. De doelen zijn gehaald. Het ministerie van Economische Zaken is klaar voor de toekomst en kan weer tien jaar vooruit.”